Wie man ein Immobilienverwaltungssystem erstellt: Expertentipps und wichtige Funktionen

Die nachlässige Verwaltung mehrerer Immobilien kann zu Doppelbuchungen, Schwierigkeiten bei der Instandhaltung der Immobilien und Problemen bei der Mietersuche führen.

Je mehr Immobilien Sie haben, desto schwieriger wird es, sie zu verwalten. Hier kann Ihnen ein Immobilienverwaltungssystem helfen.

Der globale Immobilienverwaltungsmarkt ist in den letzten Jahren erheblich gewachsen und wird bis 2025 voraussichtlich 12,89 Milliarden Dollar wert sein. Die Einführung von Immobilienverwaltungssystemen wird durch Veränderungen im Verbraucherverhalten und in den Verbraucherpräferenzen sowie durch die Notwendigkeit einer effizienteren Kundenbetreuung und Problembehandlung vorangetrieben.

Wenn Sie also bei der Verwaltung Ihrer Immobilien die Oberhand behalten wollen, finden Sie im Folgenden einen Leitfaden für die Erstellung eines Immobilienverwaltungssystems. Dieser Artikel gibt Ihnen einen Einblick in die wichtigsten Funktionen eines benutzerdefinierten Immobilienverwaltungssystems und in die Möglichkeiten, es zu erstellen.

Was ist ein Immobilienverwaltungssystem?

Ein Immobilienverwaltungssystem ist eine Software, die für Immobilienverwalter, Eigentümer und Betreiber entwickelt wurde, um die wichtigsten Geschäftsprozesse bei der Verwaltung von Immobilien zu automatisieren und zu vereinfachen.

Die Geschäftsprozesse können die Finanzen, die Kommunikation zwischen Mietern und Vermietern und die Datenspeicherung betreffen. Die Software des Immobilienverwaltungssystems wird in der Regel in der Cloud oder auf einem lokalen Server installiert.

Immobilienverwaltungssysteme werden in verschiedenen Branchen und Bereichen eingesetzt, z. B:

• Gastfreundschaft
• Produktion und Logistik
• Lokale Regierungen
• Gewerbeimmobilien

Markt für Immobilienmanagement

Der Markt und die Nachfrage nach einem Immobilienverwaltungssystem sind eng mit dem Immobilienmarkt im Allgemeinen verbunden.

Der Markt für Immobilienverwaltung folgt jedoch nicht den gleichen Tendenzen wie der Immobilienmarkt. Er hat immer noch seine eigenen Muster. So ist der Immobilienverwaltungsmarkt in der Regel widerstandsfähiger gegenüber wirtschaftlichen Einbrüchen.

Es wird erwartet, dass der Umsatz des Immobilienverwaltungsmarktes bis 2025 12,89 Milliarden Dollar erreichen wird, wobei ein durchschnittliches Branchenwachstum von 2,5 % vorhergesagt wird. Nach Angaben von IbisWorld gibt es in den USA derzeit über 290.000 Unternehmen im Bereich der Immobilienverwaltung. Dieses Wachstum bietet den Unternehmen die Möglichkeit, Tools zu entwickeln, die zur Rationalisierung der Abläufe, zur Kostensenkung und zur Verbesserung der Gesamteffizienz beitragen.

Seit der Wirtschaftskrise 2008 haben die Anleger begonnen, ihr Kapital zu stärken, indem sie es in den Immobilienmarkt investieren. Der Grund dafür ist, dass die Immobilienbranche niedrige Zinssätze hat, die eine erhöhte Liquidität und Rendite generieren.

Nach 2008 schuf die Regierung neue Vorschriften, darunter den so genannten „JOBS Act“, der es kleinen Unternehmen ermöglicht, sich am Immobilien-Crowdfunding zu beteiligen.

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Nach der Verabschiedung des JOBS Act kam es zu einem starken Anstieg der Immobilieninvestitionen, da sich auch nicht akkreditierte Anleger am Immobilien-Crowdfunding beteiligen konnten und viele Akteure begannen, mehrere Kanäle für die Kommunikation und Datenspeicherung zu nutzen.

Allerdings waren nicht alle neuen Akteure auf dem Immobilienmarkt mit Online-Tools für die Verwaltung ihrer Immobilien vertraut. Viele arbeiteten noch auf Papier und speicherten alle Berichte und Informationen offline. Dies schien eine großartige Gelegenheit für Unternehmer zu sein, neue Dienstleistungen und Software einzuführen, wie z. B. Systeme zur Verwaltung von Mietobjekten.

Wie man ein Immobilienmanagementsystem erstellt: 2 Vorgehensweisen

Kundenspezifische Entwicklung

Die benutzerdefinierte Entwicklung ist eine Möglichkeit, ein Immobilienverwaltungssystem von Grund auf zu entwickeln. Dabei wird ein PMS entwickelt, das speziell auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Mit diesem Ansatz können Sie das System so gestalten, dass es Ihren betrieblichen Anforderungen am besten entspricht. In der Regel sind benutzerdefinierte Immobilienverwaltungssysteme für diejenigen erforderlich, die mit Problemen wie der Verwaltung von Immobilien oder dem täglichen Umgang mit mehreren Immobilien konfrontiert sind.

Warum sollten Sie sich bei der Entwicklung eines Immobilienverwaltungssystems für eine kundenspezifische Entwicklung entscheiden?

• Alles wird genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten
• Jede wünschenswerte Funktion kann implementiert werden
• Hochwertige Software zur Verwaltung von Mietobjekten, auf die Sie sich verlassen können
• Einfache Integration mit APIs und verschiedenen Tools (Stripe, PayPal)
• Die Möglichkeit, jederzeit weitere Funktionen hinzuzufügen und das System zu erweitern
• Maßgeschneiderte UX für Ihr spezielles Publikum und Ihren Arbeitsablauf

SaaS

SaaS (Software as a Service) ist ein Service-Abonnement, das vorgefertigte Software für die Verwaltung von Mietobjekten bietet. Sie zahlen lediglich eine monatliche Abonnementgebühr, um darauf zuzugreifen. Solche vorgefertigten Lösungen eignen sich für diejenigen, die ihr Immobiliengeschäft gerade erst beginnen und noch keinen individuellen Ansatz benötigen oder eine große Anzahl von Immobilien verwalten.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, entsprechen diese Systeme möglicherweise nicht ganz Ihren Anforderungen an Skalierbarkeit oder Anpassbarkeit. Für Unternehmen, die sich noch in der Anfangsphase befinden, können SaaS-Lösungen jedoch die Effizienz im Tagesgeschäft bei minimaler Einrichtung verbessern.

Warum SaaS für den Aufbau eines Immobilienverwaltungssystems wählen?

• Relativ niedrige Preise (Appfolio – 1,25 $ pro Einheit/Monat, monatliche Mindestgebühr – 250 $)
• Geringer Zeitaufwand für die Nutzung einer SaaS-Lösung

Der Hauptkostenvorteil einer SaaS-Lösung liegt in den geringeren Anfangsinvestitionen. Im Laufe der Zeit werden einige Unternehmen jedoch feststellen, dass sie mehr Kontrolle und Flexibilität benötigen, und hier kommt die kundenspezifische Entwicklung ins Spiel.

Fallstricke der SaaS-Online-Eigentumsverwaltungssoftware

• Begrenzter Funktionsumfang (z. B. Hotelmanagementsystem – Rezeption, Buchung, Berichterstattung, Kundendatenbank, Kalender, Kanalmanagement)
• Keine Anpassungsmöglichkeiten
• Abhängigkeit von technischem Support
• Technische Probleme aufgrund veralteter Technologien
• Fehlende Unterstützung für Sprachen und Währungen

Abschließend ist zu sagen, dass die Immobilienbranche und die Immobilienverwaltung in den letzten Jahren stark gewachsen sind. Die Investoren sehen dies als Chance und finanzieren daher mehr Bauträger. Dies wiederum erhöht die Nachfrage nach der Entwicklung von Immobilienverwaltungssystemen.

Um zu wissen, wie man ein Immobilienverwaltungssystem einrichtet, muss man sich zunächst für 3 Dinge entscheiden:

• Welche Art von Immobilienverwaltungssystem Sie benötigen (hängt davon ab, welche Arten von Immobilien Sie besitzen)
• Wesentliche Merkmale
• Art und Weise des Aufbaus eines Immobilienverwaltungssystems

Das Sloboda Studio entwickelt seit 5 Jahren Immobilien-Websites. Wir haben bereits Marktplätze, Verwaltungssysteme und CRMs für die Immobilienbranche gebaut. Wenn Sie sich entscheiden, ein maßgeschneidertes Immobilienverwaltungssystem zu bauen, kontaktieren Sie uns für ein Beratungsgespräch.

Warum ein Immobilienverwaltungssystem aufbauen?

Wir haben gesehen, dass der Markt für Immobilienverwaltung noch jung, aber sehr vielversprechend ist. Schauen wir uns die Vorteile des Aufbaus eines Immobilienverwaltungssystems genauer an.

Verwaltung mehrerer Immobilien

Das Problem der gleichzeitigen Verwaltung mehrerer Immobilien ist wahrscheinlich der erste und wichtigste Grund, warum Immobilieneigentümer überhaupt über die Einrichtung eines Immobilienverwaltungssystems nachdenken.

Eine solche Immobilienverwaltungssoftware erleichtert den Prozess der Buchführung, Berichterstattung und Kommunikation. Alle Informationen können in einem Eigentümerportal abgerufen werden.

Effiziente Datenspeicherung

Keine Berichte oder Dokumente mehr auf Papier. Mit einer Immobilienverwaltungssoftware können Sie mit wenigen Klicks auf die erforderlichen Informationen zugreifen. Mit diesem System können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Daten sicher gespeichert werden. Um einen möglichst bequemen Zugriff auf Ihre Daten zu haben, empfehlen wir Ihnen, ein cloudbasiertes Immobilienverwaltungssystem anstelle eines lokalen Immobilienverwaltungssystems zu verwenden, da Sie bei letzterem nur über einen Computer Zugriff auf die Daten haben.

Automatisierte Aufgaben

Automatisierung ist ein Vorteil für jedes Unternehmen. Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, wie z. B. gleichartige Antworten an Kunden, manuelle Stellenausschreibungen oder Rechnungsstellung, können Sie und Ihr Team sich auf produktivere Aufgaben konzentrieren, wie z. B. die Suche nach Mietern oder die Bearbeitung von Leads. Außerdem wird das Risiko, einen Fehler zu machen, erheblich reduziert, was Ihnen hilft, die Dinge reibungslos laufen zu lassen.

Skalierbarkeit

Das Immobilienverwaltungssystem ist ein Produkt mit einem potenziell großen Funktionsumfang. Ein benutzerdefiniertes PMS ermöglicht es Ihnen, neue Funktionen und Module zu entwickeln, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können. Wenn Ihr Unternehmen wächst, ist es wahrscheinlicher, dass Sie das System um Funktionen wie Mieterprüfung oder Ertragsmanagement erweitern. Es sollte jedoch beachtet werden, dass die Möglichkeit, ein Online-Immobilienverwaltungssystem zu skalieren, nur bei kundenspezifischen Softwarelösungen gegeben ist.

Datenschutz

Menschen, die Immobilien von Ihnen mieten, vertrauen Ihrem Unternehmen ihre persönlichen Daten an. Im Falle eines Datenlecks sind Sie derjenige, der rechtlich verantwortlich ist.

Der beste Weg, alle Ihre Daten zu schützen, ist die Entwicklung einer neuen Software für die Immobilienverwaltung. Die Entwicklung einer maßgeschneiderten Software für die Immobilienverwaltung ermöglicht es Ihnen, die Daten aller Nutzer an einem Ort zu speichern und sie durch Verschlüsselung und andere Sicherheitsmaßnahmen zu schützen.

Hauptmerkmale eines Immobilienmanagementsystems

Die Funktionalität eines Immobilienverwaltungssystems hängt von seinem Zweck ab. So verfügt eine Software für die Verwaltung von Gewerbeimmobilien beispielsweise über Funktionen zur Überwachung wichtiger Anlagen und des Inventars, während Hotelverwaltungssysteme über Online-Empfangs- und Housekeeping-Funktionen verfügen.

Wir werden uns die typischsten und wichtigsten Funktionen von Immobilienverwaltungssystemen genauer ansehen. Wenn Sie herausfinden möchten, welche Funktionen am besten zu Ihrer Art von Immobilienverwaltungssystem passen, können Sie sich gerne an unsere Experten wenden.

Portale für verschiedene Benutzer

Portale dienen der besseren Benutzerführung in Online-Immobilienverwaltungssoftware.

Es gibt drei Benutzerrollen, die ein System zur Verwaltung von Wohnimmobilien nutzen können: Mieter, Bewerber und Eigentümer (Vermieter, Immobilienbesitzer oder Mitarbeiter). Jeder dieser Benutzertypen verfügt über spezifische Funktionen wie Mietzahlungen, Mietvertragsverlängerungen und Wartungsanfragen.

Mieterportal. Mieter verfügen in der Regel über ein Dashboard, auf dem sie Details zum Mietverhältnis und zu ausstehenden Gebühren oder ihren Mietstatus einsehen, Miete und Gebühren online bezahlen, Wartungsanfragen stellen, Mietquittungen erhalten und mit dem Vermieter kommunizieren können.

Antragsteller-Portal. Bewerber können sich für die Anmietung einer Immobilie bewerben und jederzeit Miet- oder Verlängerungsverträge unterzeichnen.

Eigentümer-Portal. Immobilieneigentümer haben online Zugang zu Informationen über die Immobilie. Außerdem sollten sie in der Lage sein, Dokumente wie Jahresabschlüsse oder Inspektions- und Immobilienberichte einzusehen.

Online-Mietverträge

Die Automatisierung von Mietverträgen trägt dazu bei, die Einhaltung von Gesetzen zu gewährleisten und den Papierkram zu reduzieren. Mit einem Online-Immobilienverwaltungssystem können Sie eine Mieterprüfung durchführen, einen Ein- oder Auszug verwalten, einen Online-Mietvertrag anpassen, so viele Vorlagen für Mietverträge erstellen, wie Sie benötigen, oder Online-Mietverlängerungen versenden.

Durch die Integration einer Immobilienverwaltungssoftware in Ihre Immobilienbuchungs-Website können Sie Mietern Online-Bewerbungen anbieten, die sie ausfüllen, eine Bewerbungsgebühr bezahlen und automatisch als Bewerber Zugang zur Datenbank erhalten. Von dort aus können Sie alle Bewerber in Mieter umwandeln.

Online-Zahlungen

Die Integration von Online-Zahlungssystemen hilft Ihnen, den Zeitaufwand für die Rechnungsstellung zu reduzieren, die Kosten für Papierberichte und Rechnungen zu senken, indem Sie vollständig digital arbeiten, und die Miete sicher einzuziehen.

Der Online-Einzug der Miete ist das A und O für Online-Zahlungen. Durch die Einführung von Zahlungen per Kreditkarte oder elektronischer Überweisung (eCheck) können Sie Ihren Mietern eine einfache und schnelle Lösung anbieten. Die Mieter können nicht nur die Miete online bezahlen, sondern auch ihren Kontostand einsehen, Schecks einscannen und Quittungen erhalten.

Um die Zahlungen der Mieter im Auge zu behalten, können Sie automatische Benachrichtigungen und E-Mail-Erinnerungen erstellen.

Buchhaltung

Die Buchhaltung hilft Ihnen bei der Überwachung Ihrer Geschäftsausgaben. Die Erstellung von Mietverfolgungs- und Finanzberichten, die Erstellung einmaliger oder wiederkehrender Rechnungen, die Verfolgung des aktuellen Budgets, die Durchführung von Bankabstimmungen und die Verwaltung des Hauptbuchs sind einige Funktionen, die in der Buchhaltungsfunktionalität enthalten sein sollten.

Berichterstattung

Mit Hilfe von Berichten können Sie Informationen darüber zusammenfassen, wie es um Ihr Unternehmen steht und wohin es sich entwickelt. Sie umfassen Aspekte wie Ausgaben und Einnahmen, Gebühren, Zahlungen und die Verfügbarkeit von Immobilien. Mit einem benutzerdefinierten Immobilienverwaltungssystem können Sie Ihre Berichte individuell anpassen, indem Sie alle erforderlichen Spalten hinzufügen, verschiedene Felder auswählen und nach verschiedenen Titeln sortieren. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Funktionen wie das Herunterladen von Berichten in verschiedenen Formaten einbeziehen.

Verfolgung von Wartungsanfragen

Bei der Instandhaltung von Immobilien kann es häufig zu Problemen kommen, z. B. zu Leckagen oder Fehlfunktionen. Hier kann eine Online-Immobiliensoftware Ihnen helfen, Probleme schnell und bequem zu lösen. Ermöglichen Sie es den Mietern, Wartungsanfragen zu stellen und deren Status zu verfolgen. Durch die Erstellung einer Formularanwendung können die Mieter das Problem beschreiben, Fotos hochladen und die Dringlichkeit der Aufgabe angeben.

Die Grundstückseigentümer wiederum weisen den Wartungsarbeitern Aufgaben zu, überwachen den Arbeitsprozess und verfolgen die Zeitpläne.

Verwaltung von Dokumenten

In Ihrem Immobilienverwaltungssystem werden alle Informationen zu Ihren Immobilien, Mietern und Finanzen gespeichert. Eine maßgeschneiderte Lösung ermöglicht Ihnen das Hochladen, Herunterladen und Verwalten verschiedener Dokumente, wie z. B. Mietverzeichnisse, Bilanzen oder Kapitalflussrechnungen. Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen papierlos arbeiten, was einen Teil Ihrer täglichen Ausgaben reduziert.

Kommunikation

Mit der integrierten Messaging-Funktion können Sie Mieter per Textnachricht aus dem Kontaktdatensatz Ihres Immobilienverwaltungssystems kontaktieren. Senden Sie E-Mails einzeln oder in Massen, erstellen Sie eine Gruppe, und speichern Sie den Chatverlauf direkt im System.

Kanal-Manager

Wenn Sie mehrere Immobilien zu vermieten haben, dann stellen Sie diese wahrscheinlich auf verschiedenen Websites ins Netz. Das kann viel Zeit in Anspruch nehmen, vor allem, wenn Sie es selbst tun. Mit einem benutzerdefinierten Immobilienverwaltungssystem können Sie Ihre freien Einheiten auf mehreren Kanälen veröffentlichen. Mit einem Eigentümerportal können Sie die Links zu den veröffentlichten Immobilienangeboten und deren Status einsehen und bei Bedarf ein Angebot hinzufügen oder entfernen.

Eine weitere Funktion, die zur Vermeidung von Doppelbuchungen eingesetzt werden kann, ist der Multi-Kalender. Diese Funktion ist besonders nützlich für Immobilienbesitzer, die kurzfristige Vermietungen anbieten. Erstellen Sie einen Multikalender, der Informationen aus allen Kanälen sammelt und Ihnen hilft, Buchungen einfach zu navigieren. Passen Sie Ihren Kalender an, indem Sie z. B. Buchungsdetails, Preise und Informationen zu den Mietern hinzufügen.

Arten von Immobilienverwaltungssystemen

Eine Immobilienverwaltungssoftware ist für jede Art von Immobilie unverzichtbar, da sie Ihnen hilft, verschiedene Immobilien zu verwalten, sich wiederholende Geschäftsaufgaben zu automatisieren und alle Ihre Daten an einem Ort zu speichern.

Lassen Sie uns einen Überblick über die 5 wichtigsten Arten von Immobilienverwaltungssystemen geben.

Systeme für die Verwaltung von Wohneigentum

Diese Art von Verwaltungssystem ist für Eigentümer von Mehrfamilienhäusern, Einfamilienhäusern und Immobilien mit mehreren Einheiten gedacht, die entweder kurz- oder langfristig vermieten. Die Software für die Verwaltung von Wohnimmobilien ermöglicht es Eigentümern,:

• Online Mietverträge unterzeichnen
• Mietverträge mit Mehrfachbelegung verfolgen
• Online-Mietzahlungen einziehen
• Immobilienbesichtigungen organisieren
• Datei für Wartungsaufgaben
• Buchhaltung führen

Kommerzielle Immobilien-Management-Systeme

Eigentümer von Bürogebäuden und Einzelhandelsstandorten verwenden Software für die Verwaltung von Gewerbeimmobilien, um:

• Verkürzung der Wartezeiten bei der Instandhaltung von Immobilien
• Sammlung von Mietdaten von verschiedenen Vertragspartnern
• Mieterhöhungen planen
• Online-Mietzahlungen einziehen
• Online-Berichterstattung anpassen

Hotel-Management-Systeme

Hotel- und Herbergsverwaltungssysteme helfen bei der Verwaltung von Front-Office-Aufgaben wie z. B.:

• Zimmer buchen
• Gäste ein- oder auschecken
• Zimmervergabe
• Verfolgung der Zimmerverfügbarkeit
• Rechnungen verwalten

Wohnungseigentümergemeinschaften (HOA) und Condo Management System

HOA-Verwaltungssysteme sind für Eigentumswohnungen, Reihenhäuser, Genossenschaften und HOA-Grundstücke konzipiert. Diese Systeme umfassen solche Eigenschaft Management-System-Funktionen wie:

• Berichterstattung
• Buchhaltung
• E-Zahlungen
• Erstes Screening der Bewohner für Untermieter

Systeme zur Verwaltung von Industrieeigentum

Diese Art von Immobilienverwaltungssystem wird für Büros, Lagerhallen, Logistikeinrichtungen und Industrieobjekte verwendet.

Die wesentliche Funktion von Systemen zur Verwaltung von Industrieeigentum:

• Gebäudemanagement
• Mietverwaltung
• Flächenmanagement

Schlussfolgerung

Ein zuverlässiges Immobilienverwaltungssystem (Property Management System, PMS) ist für die Rationalisierung von Abläufen, die Steigerung der Effizienz und die Verbesserung der Kommunikation mit Kunden und Nutzern unerlässlich. Unabhängig davon, ob Sie sich für eine benutzerdefinierte Lösung oder eine SaaS-Plattform entscheiden, kann das richtige System Aufgaben automatisieren, Kosten senken und Ihnen helfen, mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt zu halten.

Die Investition in ein auf Ihre Anforderungen zugeschnittenes PMS vereinfacht die Immobilienverwaltung, sorgt für sichere Daten und verbessert die Gesamtleistung. Mit den richtigen Tools bleiben Sie organisiert, verbessern die Mieterzufriedenheit und sorgen für einen reibungsloseren Betrieb.

Sind Sie bereit, Ihre Immobilienverwaltung zu optimieren? Kontaktieren Sie uns für eine fachkundige Beratung oder ein Beratungsgespräch, um das perfekte PMS für Ihr Unternehmen zu entwickeln.