Wenn Sie Ihr nächstes großes Projekt in Angriff nehmen, kann ein gut ausgearbeitetes Geschäftsanforderungsdokument (BRD) den Unterschied zwischen Erfolg und kostspieligen Fehltritten ausmachen. Wahrscheinlich sind Sie schon einmal mit BRDs in Berührung gekommen, aber die Erstellung eines effektiven BRDs erfordert mehr als nur das Ausfüllen von Lücken. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie einen umfassenden BRD entwickeln, der die Beteiligten zusammenbringt, die Ziele klarstellt und die Voraussetzungen für eine reibungslose Projektdurchführung schafft. Wir werden bewährte Verfahren für die Strukturierung Ihres Dokuments und Techniken für die Erhebung und Dokumentation von Anforderungen untersuchen.
Laut einer Umfrage des Project Management Institute sind die Hauptursachen für das Scheitern von Projekten eine mangelhafte Anforderungserfassung (40 %) und eine unzureichende Planung im Vorfeld (33 %). Die Lösung dieser Probleme durch strategische Planung und gründliche Anforderungserfassung ist unerlässlich, um die Erfolgsquote von Projekten zu verbessern und häufige Fallstricke zu vermeiden.
Was ist ein Geschäftsanforderungsdokument (BRD)?
Ein Geschäftsanforderungsdokument (BRD) ist ein umfassender Entwurf, der die Ziele, den Umfang und die Erwartungen eines Projekts umreißt. Es beschreibt formell die geschäftsbezogenen Ziele, die eine Organisation mit einer bestimmten Initiative oder Lösung erreichen möchte. Ihr BRD dient als Fahrplan, der die Beteiligten und Teammitglieder durch den gesamten Projektlebenszyklus leitet.
Dokumentvorlage und Beispiel für Geschäftsanforderungen
Die Erstellung eines Anforderungsdokuments kann sich manchmal wie eine entmutigende Aufgabe anfühlen, vor allem, wenn man nicht weiß, wo man anfangen soll. Um diesen Prozess zu vereinfachen, ist es wichtig, eine klare Struktur zu haben, die alle notwendigen Elemente abdeckt, vom Projektumfang bis zu den Rollen der Stakeholder. Um Ihnen den Start zu erleichtern, haben wir eine umfassende Vorlage zusammengestellt, die Sie als Ausgangspunkt verwenden können. Mit dieser Vorlage können Sie sicherstellen, dass nichts übersehen wird, und Ihren Dokumentationsprozess so gründlich und effizient wie möglich gestalten. Schauen Sie sich die Vorlage für das Dokument der Geschäftsanforderungen an, um Ihre Projektplanung voranzutreiben.
Hauptkomponenten eines Geschäftsanforderungsdokuments
Ein gut ausgearbeiteter BRD umfasst in der Regel:
- Kurzfassung
- Projektziele und Umfang
- Identifizierung der Stakeholder
- Detaillierte geschäftliche Anforderungen
- Projektbeschränkungen und Zeitplan
- Kosten-Nutzen-Analyse
Wenn Sie diese Elemente klar definieren, verringern Sie das Risiko falsch interpretierter Anforderungen und schaffen eine solide Grundlage für den Projekterfolg.
Anatomie eines großartigen BRD
Ein gut ausgearbeitetes Business Requirements Document (BRD) ist für den Projekterfolg unerlässlich. Laut Lucidchart gehören zu den wichtigsten Komponenten ein Projektüberblick, der Umfang, die Identifizierung der Stakeholder und detaillierte Geschäftsanforderungen. Sie sollten die zu lösenden Probleme und die zu erzielenden Ergebnisse klar umreißen. Denken Sie daran, Projektbeschränkungen wie Budget und Risiken sowie Maßnahmen zur Qualitätskontrolle einzubeziehen.
Nachdem wir nun eine grundlegende Vorstellung davon haben, worum es in diesem Dokument geht, wollen wir uns nun den Details widmen. Ein Geschäftsanforderungsdokument unterscheidet sich nicht allzu sehr von anderen offiziellen Dokumenten, mit denen Sie vielleicht vertraut sind, wie z. B. Ausschreibungen (RFPs) oder Kundenverträge. Lassen Sie uns also untersuchen, was typischerweise in diese Art von Dokument einfließt.
Zusammenfassung
An erster Stelle steht die Kurzfassung. Betrachten Sie diese Zusammenfassung als eine Art Elevator Pitch für Ihr Projekt. Sie sollten diese Zusammenfassung erstellen, nachdem alles andere vorbereitet ist. Sie sollte jedem einen kurzen Überblick darüber geben, worum es bei dem Projekt geht und welche Schätze es birgt.
Ziele des Projekts
Dann gibt es noch die Projektziele. Hier legen Sie fest, was Sie zu erreichen hoffen. Dies ist wie die Einstellung Ihres GPS, um sicherzustellen, dass Sie in die richtige Richtung gehen. Halten Sie sich an die SMART-Kriterien, um die Dinge klar und deutlich zu halten – spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden.
Bedarfserhebung
Weiter geht es mit der Bedarfsanalyse. Dies ist Ihre Chance, das Projekt wirklich zu verkaufen. Warum ist es so wichtig? Wie wird es helfen? Es ist von entscheidender Bedeutung, von Anfang an die Zustimmung der Beteiligten und des Teams zu erhalten, und eine überzeugende Bedarfsanalyse tut genau das.
Projektumfang
Als nächstes kommt der Projektumfang. Haben Sie schon einmal von „Scope Creep“ gehört? Das ist, wenn ein Projekt anfängt, außer Kontrolle zu geraten, und glauben Sie mir, das wollen Sie vermeiden. Wenn Sie den Umfang von Anfang an festlegen, bleiben alle Beteiligten auf Kurs. Stellen Sie sich vor, Sie legen die Grundregeln fest, was drin ist und was nicht.
Anforderungen
Lassen Sie uns nun über die Anforderungen sprechen. Hier sammeln Sie alle „Must-haves“ für Ihr Projekt, sowohl das große Ganze als auch die technischen Feinheiten. Was muss getan werden und wie werden wir es tun? Wer sich hier Klarheit verschafft, erspart sich später Kopfschmerzen.
Wichtige Stakeholder
Wichtige Interessengruppen – wer sind sie? Was wird von ihnen erwartet? Die Festlegung der Rollen und Verantwortlichkeiten aller Beteiligten stellt sicher, dass alle an Deck sind und jeder seine Rolle in diesem Abenteuer kennt.
Projektbeschränkungen
Genauso wichtig sind die Projektbeschränkungen. Jedes Projekt hat seine Grenzen, sei es in Bezug auf Zeit, Ressourcen oder Umfang. Wenn Sie diese von vornherein kennen, können Sie sich auf eventuelle Hindernisse einstellen und diese ohne großes Aufsehen überwinden.
Zeitplan, Zeitleiste und Etappenziele
Dann gibt es noch den Zeitplan, die Zeitleiste und die Meilensteine. Dies ist Ihr Fahrplan, der jede Phase des Projekts beschreibt und angibt, was zu welchem Zeitpunkt geschehen muss. Es geht darum, die Räder am Laufen zu halten und sicherzustellen, dass Sie diese wichtigen Kontrollpunkte rechtzeitig erreichen.
Kosten-Nutzen-Analyse
Kosten-Nutzen-Analyse – hier geht es ans Eingemachte. Sie werden alle Kosten und den erwarteten Nutzen detailliert auflisten. Diese Analyse ist entscheidend, um den Wert des Projekts aufzuzeigen und das so wichtige grüne Licht von den zuständigen Stellen zu erhalten.
Glossar
Und zum Schluss ein Glossar. Manchmal muss man ein wenig Fachjargon einstreuen – das gehört einfach dazu. Ein Glossar sorgt dafür, dass alle auf derselben Seite stehen, unabhängig von ihrem Fachwissen.
Schreiben eines Anforderungsdokuments für Unternehmen – Schritt für Schritt
Das Schreiben eines Geschäftsanforderungsdokuments (BRD) ist ein entscheidender Schritt in jedem Projekt, da es eine Blaupause darstellt, die das Projekt von der Konzeption bis zum Abschluss begleitet. Im Folgenden finden Sie eine schrittweise Vorgehensweise für die Erstellung eines umfassenden BRD:
- Definieren Sie den Zweck: Beginnen Sie damit, den Zweck Ihres Projekts zu klären. Welches Problem wollen Sie lösen? Wer wird von diesem Projekt profitieren? Die Festlegung eines klaren Zwecks gibt die Richtung für alle weiteren Schritte vor.
- Sammeln Sie Input: Bringen Sie die wichtigsten Interessengruppen zusammen – darunter Projektmanager, technische Teams und Endbenutzer – um Erkenntnisse und Erwartungen zu sammeln. Dieser kooperative Ansatz stellt sicher, dass das Dokument ein breites Spektrum an Bedürfnissen und Perspektiven widerspiegelt.
- Skizzieren Sie den Umfang: Legen Sie klar fest, was das Projekt umfassen wird und was nicht. Dies verhindert eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs und stellt sicher, dass alle Beteiligten die gleichen Erwartungen in Bezug auf die Grenzen des Projekts haben.
- Ziele festlegen: Listen Sie die spezifischen Ziele auf, die mit dem Projekt erreicht werden sollen. Verwenden Sie die SMART-Kriterien, um sicherzustellen, dass jedes Ziel spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden ist.
- Detaillieren Sie die Anforderungen: Stellen Sie sowohl funktionale als auch nicht-funktionale Anforderungen zusammen. Funktionale Anforderungen beschreiben, was das Projekt tun muss, während nicht-funktionale Anforderungen beschreiben, wie das System bestimmte Funktionen ausführt.
- Weisen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten zu: Legen Sie fest, wer für die einzelnen Aufgaben zuständig sein wird. Dieser Abschnitt sollte detaillierte Beschreibungen der Beteiligung und der Zuständigkeiten der einzelnen Interessengruppen enthalten.
- Beschränkungen festlegen: Erkennen Sie alle Beschränkungen oder Einschränkungen, die sich auf den Zeitplan, das Budget oder den Umfang des Projekts auswirken könnten. Eine frühzeitige Auseinandersetzung mit diesen Faktoren hilft, die Erwartungen zu steuern und das Risiko zu mindern.
- Erstellen Sie den Zeitplan: Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan mit den wichtigsten Meilensteinen und Fristen. Dieser sollte die Dauer der Phasen, Abhängigkeiten und kritische Pfade, die sich auf den Projektablauf auswirken, enthalten.
- Budget und Ressourcenzuweisung: Schätzen Sie das Budget und skizzieren Sie die benötigten Ressourcen, einschließlich Personal, Technologien und Werkzeuge. Stellen Sie sicher, dass dies mit dem Umfang und den Zielen des Projekts übereinstimmt.
- Risikomanagementplan: Identifizieren Sie potenzielle Risiken und skizzieren Sie Strategien zu deren Abmilderung. Dieser proaktive Ansatz hilft bei der Bewältigung möglicher Herausforderungen, die während des Projekts auftreten könnten.
- Genehmigungsprozess: Legen Sie das Verfahren für Änderungen und Genehmigungen im Rahmen des Projekts fest. Dazu gehört, wer die Befugnis hat, Entscheidungen zu treffen, und wie Änderungen an der BRD verwaltet werden.
- Überprüfung und Überarbeitung: Prüfen Sie den BRD vor der Fertigstellung mit den wichtigsten Beteiligten, um Genauigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten. Seien Sie offen für Feedback und nehmen Sie notwendige Überarbeitungen vor, um die Projektziele zu erreichen.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie ein detailliertes und effektives Dokument zu den Geschäftsanforderungen erstellen, das als Fahrplan für Ihr Projekt dient und sicherstellt, dass alle Beteiligten während des gesamten Projektlebenszyklus informiert sind.
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Expertentipps und Best Practices für das Schreiben des perfekten Business Requirements Document (BRD)
Die Erstellung eines Geschäftsanforderungsdokuments, das den Bedarf und die Erwartungen an ein Projekt effektiv kommuniziert, kann dessen Erfolg erheblich beeinflussen. Im Folgenden finden Sie einige Expertentipps und Best Practices, die Ihnen bei der Erstellung des perfekten BRD helfen.
Beginnen Sie mit einer klaren Vision
Beginnen Sie mit der Entwicklung einer klaren Vision, in der die wichtigsten Ziele und erwarteten Ergebnisse des Projekts zusammengefasst sind. Diese Vision ist die Richtschnur für den gesamten Prozess und hilft den Beteiligten, die übergeordneten Ziele zu verstehen.
Einfache Sprache verwenden
Vermeiden Sie Jargon und Fachbegriffe, die Stakeholder verwirren könnten, die mit der spezifischen Sprache Ihrer Branche nicht vertraut sind. Je einfacher die Sprache, desto zugänglicher ist das Dokument für alle Leser.
Visuelle Elemente einbeziehen
Verwenden Sie Diagramme, Grafiken und Tabellen, um komplexe Informationen aufzuschlüsseln und visuelle Zusammenfassungen von Daten zu erstellen. Visuelle Hilfsmittel können dazu beitragen, Anforderungen und Ziele zu verdeutlichen, so dass sie auf einen Blick leichter zu verstehen sind.
Iterativ sein
Betrachten Sie den BRD als ein lebendiges Dokument, das sich weiterentwickelt. Erste Entwürfe sind selten perfekt; planen Sie mehrere Iterationen ein. Bitten Sie nach jeder Version um Feedback und verfeinern Sie das Dokument, bis alle Beteiligten zufrieden sind.
Anforderungen priorisieren
Nicht alle Anforderungen haben die gleiche Priorität. Kategorisieren und priorisieren Sie jede Anforderung, um den Entwicklungsprozess und die Ressourcenzuweisung zu steuern. Dies kann auch helfen, kritische Entscheidungen während des Projektlebenszyklus zu treffen.
Anforderungen mit Unternehmenszielen verknüpfen
Stellen Sie sicher, dass jede Anforderung direkt mit einem Geschäftsziel verbunden ist. Diese Ausrichtung hilft, die Notwendigkeit jeder Anforderung zu rechtfertigen, und zeigt, wie bestimmte Funktionen zur breiteren Unternehmensstrategie beitragen.
Klare Metriken für den Erfolg aufstellen
Definieren Sie, wie Erfolg für das Projekt aussieht, und legen Sie für jedes Ziel messbare Kriterien fest. Dies hilft nicht nur bei der Verfolgung der Fortschritte, sondern auch bei der Bewertung des Projekterfolgs nach Abschluss des Projekts.
Umfassende Vertretung der Interessengruppen sicherstellen
Beziehen Sie Vertreter aller Gruppen, die von dem Projekt betroffen sein werden, in die Ausarbeitung des BRD ein. Diese Einbeziehung stellt sicher, dass das Dokument alle Standpunkte und Bedürfnisse berücksichtigt und das Risiko erheblicher Versäumnisse verringert.
Identifizieren Sie die Annahmen und Abhängigkeiten von Dokumenten
Listen Sie alle Annahmen und Abhängigkeiten auf, auf denen das Projekt beruht. Die Identifizierung dieser Elemente im Vorfeld hilft bei der Bewältigung von Risiken und bei der Abstimmung der Erwartungen der Beteiligten.
Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Anforderungsdokument gründlich, klar und effektiv ist, um Ihr Projekt zum Erfolg zu führen und alle relevanten Interessengruppen einzubeziehen.
Geschäftsanforderungen vs. funktionale Anforderungen
Die Unterscheidung zwischen geschäftlichen und funktionalen Anforderungen ist entscheidend für den Projekterfolg.
Die Pyramidenstruktur unterstreicht, dass die Geschäftsanforderungen die abstraktesten und höchsten Anforderungen sind, während die funktionalen Anforderungen als Teil der Systemanforderungen die detailliertesten und technischsten sind.
Geschäftsanforderungen definieren das „Was“ und das „Warum“ eines Projekts, indem sie die übergeordneten Ziele und die gewünschten Ergebnisse umreißen. Sie konzentrieren sich darauf, die Software mit der strategischen Vision Ihres Unternehmens in Einklang zu bringen.
Funktionale Anforderungen hingegen beschreiben das „Wie“, d. h. die technischen Funktionen und Verhaltensweisen, die zur Erfüllung der Geschäftsanforderungen erforderlich sind. Sie liefern einen Fahrplan für Entwicklung und Tests.
Während die geschäftlichen Anforderungen eine nichttechnische Sprache verwenden, um die Klarheit der Beteiligten zu gewährleisten, verwenden die funktionalen Anforderungen eine technische Terminologie und können Diagramme oder Flussdiagramme enthalten. Beide sind unerlässlich für die Entwicklung von Software, die die Ziele Ihres Unternehmens und die Erwartungen der Benutzer erfüllt.
Schlussfolgerung
Denken Sie bei der Fertigstellung Ihres Geschäftsanforderungsdokuments daran, dass Klarheit und Abstimmung der Schlüssel sind. Wenn Sie die hier beschriebenen Best Practices befolgen, erstellen Sie ein robustes BRD, das als Nordstern für Ihr Projekt dient. Konzentrieren Sie sich auf den geschäftlichen Nutzen, beziehen Sie die Stakeholder frühzeitig und häufig ein und scheuen Sie sich nicht vor notwendigen Iterationen.
Der Aufwand, den Sie jetzt betreiben, wird sich während des gesamten Projektlebenszyklus auszahlen. Mit einem umfassenden BRD in der Hand sind Sie gut gerüstet, um Herausforderungen zu meistern, fundierte Entscheidungen zu treffen und letztendlich eine Lösung zu liefern, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Ihr BRD ist mehr als nur ein Dokument – es ist die Grundlage für den Erfolg Ihres Projekts.
Frequently Asked Questions
Was ist ein Geschäftsanforderungsdokument?
Ein Business Requirements Document (BRD) ist ein formaler Entwurf, der Ziele, Umfang und Erwartungen für ein bestimmtes Projekt oder eine Geschäftslösung beschreibt. Es dient als strategischer Kompass und unterstützt Stakeholder bei wichtigen Entscheidungen über Projektprioritäten, Design und Struktur. Das BRD enthält in der Regel wichtige Abschnitte wie Projektübersicht, Umfang, Stakeholder-Identifikation und detaillierte Geschäftsanforderungen. Durch die klare Definition von Projektzweck und -zielen trägt ein gut ausgearbeitetes BRD dazu bei, Entwicklungsbemühungen an den Unternehmenszielen auszurichten, Risiken zu minimieren und die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Projektdurchführung zu schaffen. Es ist ein wichtiges Instrument, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis von der Projektausrichtung und den gewünschten Ergebnissen haben.
Was sollte ein Dokument mit Geschäftsanforderungen enthalten?
Ein umfassendes Geschäftsanforderungsdokument (BRD) dient als Leitfaden für den Erfolg Ihres Projekts. Laut Asana-Experten sind die wichtigsten Komponenten:
– Zusammenfassung und Ziele
– Umfang und Anforderungen
– Stakeholder und Einschränkungen
– Kosten-Nutzen-Analyse
Was ist der Unterschied zwischen einem BRD und einem FRD?
Ein Business Requirements Document (BRD) und ein Functional Requirements Document (FRD) dienen unterschiedlichen Zwecken in der Projektplanung. Das BRD konzentriert sich auf übergeordnete Geschäftsziele und beantwortet die Frage, was das Unternehmen erreichen möchte. Es skizziert Projektziele, Umfang und Stakeholder-Anforderungen. Das FRD hingegen befasst sich mit den technischen Details und der Frage, wie diese Ziele erreicht werden können. Es spezifiziert die zur Erfüllung der Geschäftsanforderungen erforderlichen Funktionen und Features. Während ein BRD beispielsweise die Steigerung der Kandidatenpipeline um 10 % anstrebt, beschreibt ein FRD die spezifischen Integrationen und Workflows, die zur Erreichung dieses Ziels erforderlich sind. Im Wesentlichen liefert das BRD die strategische Vision, während das FRD die taktische Umsetzung skizziert.
Was ist ein Beispiel für eine Geschäftsanforderung?
Eine Geschäftsanforderung ist eine allgemeine Aussage, die beschreibt, was ein Projekt für den Erfolg erreichen muss. Eine Geschäftsanforderung könnte beispielsweise lauten: „Starten Sie innerhalb eines Monats drei Werbekampagnen für eine neu gestaltete E-Commerce-Website, um bis Ende des vierten Quartals 2021 mindestens 100.000 Einzelbesucher zu gewinnen.“ Dieses Beispiel veranschaulicht, wie sich Geschäftsanforderungen auf strategische Ziele statt auf spezifische Funktionalitäten konzentrieren. Sie definieren das „Was“ eines Projekts, nicht das „Wie“. Geschäftsanforderungen unterscheiden sich von funktionalen Anforderungen, die detailliert beschreiben, wie Aufgaben ausgeführt werden sollen. Durch die klare Formulierung dieser übergeordneten Ziele stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten über den Zweck und die erwarteten Ergebnisse des Projekts einig sind.
